Étude de cas
Exploiter la valeur des données d'occupation pour The Executive Centre
Le défi
Comment les espaces de coworking peuvent-ils mieux utiliser les données d'occupation pour créer des expériences sans friction : d'un service personnalisé à un personnel et des équipements exceptionnels, encourageant le bien-être de chaque membre ?
Industrie : Espace de coworking
Résultats tangibles
18
Étages, répartis dans 3 bureaux de coworking
80+
Espaces de bureaux, 9 salles de réunion, 50+ hot desks
550
Visiteurs quotidiens et membres
18
Étages, répartis dans 3 bureaux de coworking
80+
Espaces de bureaux, 9 salles de réunion, 50+ hot desks
550
Visiteurs quotidiens et membres
Le projet
Cet espace de coworking à la pointe de la technologie, situé au cœur du quartier financier de la ville, propose des expériences d'accueil dans un cadre sophistiqué. Avec plus de 80 espaces de bureaux dédiés, 9 salles de réunion, plus de 50 hot desks, 3 lounges et des espaces de détente, ils cherchaient à répondre aux questions que se posent la plupart des opérateurs de coworking : Quels sont les bureaux les plus populaires ? Les gens préfèrent-ils s'asseoir à la lounge, au bar ou à la baie vitrée ? Comment les salles de réunion sont-elles utilisées ? Pouvons-nous répartir le personnel en fonction du trafic ? Le défi consistait à découvrir les modèles d'occupation et de comportement réels afin d'optimiser l'utilisation de l'espace, d'améliorer le service et le retour sur investissement.
Hot desks, bureaux privés ou salles de réunion ? Comment trouver l'équilibre parfait entre les équipements et les espaces pour répondre aux tendances quotidiennes et saisonnières ? Pour les espaces de coworking, les informations relatives à l'occupation créent un environnement propice à un service inégalé.
Interview
L'analyse de l'espace et l'avenir du lieu de travail
Global Marketing & Communications, The Executive Centre
Parlez-nous de The Executive Centre, quels étaient vos objectifs pour le projet d'optimisation de l'espace ?
The Executive Centre dispose de plus de 180 bureaux, au service de plus de 45 000 membres à travers notre réseau mondial, et au sein de ces bureaux, nous disposons d'une variété de configurations spatiales - par exemple, nous avons des lounges, mais aussi des bars, des salles de réunion, des salles d'appel, des salles de réunion de différentes tailles, en plus des bureaux privés où les organisations disposent de leur propre espace.
"Nous n'avions pas une vision claire de l'occupation de nos espaces de bureaux à différents moments de la journée et de l'année. Compte tenu de l'avenir du travail et de l'évolution de la façon dont les gens envisagent leur lieu et leur mode de travail, nous voulions vraiment mieux comprendre les types d'espaces que les gens utilisaient, comment ils les utilisaient et à quelle fréquence, afin d'éclairer nos conceptions actuelles et de fournir des indications lorsque nous concevrons de nouveaux centres à l'avenir".
Pourquoi la technologie basée sur les données est-elle une priorité pour le TEC ?
Une grande partie des informations dont nous disposons est anecdotique, provenant des équipes qui passent du temps dans le Centre ou de nos équipes d'engagement qui sont assises dans la zone d'accueil, mais il s'agit de circonstances fortuites ou d'observations, et elles ne sont pas très précises. Nous voulions des données plus précises, afin de pouvoir examiner les chiffres et comparer les tendances. Nous sommes très intéressés par les tendances sur le lieu de travail au The Executive Centre, mais pour être précis sur les tendances, il faut des données réelles.
"La solution de Neoma nous a vraiment aidés à examiner les chiffres réels et à les comparer aux histoires anecdotiques que nous entendons de nos équipes. C'est cette combinaison d'informations qualitatives provenant de notre personnel sur le terrain et de données tangibles qui nous permet d'avoir une vision beaucoup plus globale et de prendre des décisions plus éclairées.
Comment Neoma vous a-t-il aidé à appliquer la technologie de gestion de l'espace au bureau et quels étaient vos objectifs en matière de déploiement de capteurs ?
Désormais, nous savons quand nous avons besoin de plus de salles de réunion ou de plus de salles d'appel parce que nous pouvons voir à partir des chiffres que ce sont les espaces que les gens utilisent, au lieu de deviner. Cela nous aide également à informer nos clients lorsqu'ils nous disent qu'ils souhaitent vraiment utiliser un espace de travail flexible, mais qu'ils ne comprennent pas comment cela fonctionne. Nous pouvons leur dire que nous disposons d'informations réelles sur la manière dont les gens utilisent nos centres et nous pouvons également aider nos clients à les intégrer dans la planification de leur propre espace de travail, une demande qui se fait de plus en plus fréquente actuellement.
"La technologie de Neoma a permis d'ajouter une couche de précision à toutes les informations qualitatives que nous recevons de nos équipes. Pour nous, c'était très important, car nous concevons continuellement de nouveaux centres et nous voulons nous assurer qu'ils sont optimisés.
Comment utilisez-vous les données dans vos opérations quotidiennes, l'expérience des membres et la planification basée sur l'analyse ?
Nous avions une idée des espaces que les gens utilisaient le plus, mais lorsque nous avons examiné les données réelles en termes d'endroits où les gens étaient assis, les tendances étaient encore plus faciles à voir. Certains espaces étaient beaucoup plus utilisés que ce que nous avions prévu sur la base de nos observations.
Nos clients nous demandent souvent des conseils sur la manière dont ils devraient élaborer leur future stratégie en matière de lieu de travail et le fait de disposer de ce type de données tangibles nous aide à dire : voici les tendances que nous observons, combien de personnes utilisent l'espace, à quelle fréquence elles sont présentes, et cela signifie peut-être que vous pourriez réduire votre espace de travail si vous le souhaitiez. Ou si l'espace est occupé à 100 % tout le temps, cela signifie peut-être qu'il faut ajouter de l'espace.
"Nous essayons toujours de fournir la meilleure solution à nos clients et parfois la meilleure solution est de leur dire qu'ils ont besoin d'un peu moins d'espace et les données nous aident à faire ces recommandations avec plus de précision.
Quelles sont les applications des données sur l'utilisation de l'occupation pour le secteur du co-working ?
Il y a deux domaines différents dans lesquels je pense que les données peuvent vraiment aider l'industrie de l'espace de travail flexible en général. Le premier a déjà été abordé : il s'agit d'informer la conception spatiale, en particulier des espaces communs. Voulons-nous plus de salles de réunion ? Voulons-nous plus de cabines d'appel ? Voulons-nous plus d'espaces de détente ? Plus de tables de co-working ?
Plus nous pouvons fournir des espaces que les gens veulent réellement utiliser, meilleure sera l'expérience. Deuxièmement, il est possible d'anticiper de manière presque proactive ce que les gens vont faire et ce qu'ils vont vouloir, et d'utiliser la technologie pour offrir cette expérience.
Si nous savons qu'un client particulier utilise une salle de réunion tous les mardis à midi, nous pouvons le contacter et lui dire : "Aimeriez-vous que nous vous servions un déjeuner cette fois-ci ou que nous vous fournissions des bouteilles d'eau à votre arrivée ? C'est une meilleure expérience pour nos clients et une opportunité de vente à la hausse pour nous - c'est donc un excellent résultat pour les deux parties".
Comment la solution de Neoma pour le lieu de travail vous a-t-elle aidé jusqu'à présent ?
À The Executive Centre, nous disposons d'une tonne de données car plus de 45 000 personnes utilisent nos espaces, et plus encore si l'on compte les membres externes qui y viennent. Dans ces espaces communs, le défi pour nous est que les données se trouvent dans beaucoup d'endroits différents et qu'il n'y avait pas de zone ou d'endroit spécifique où nous pouvions aller pour les examiner toutes ensemble et les synthétiser de manière à ce que les différents points de données soient rassemblés, digérés et analysés ensemble pour en tirer des enseignements.
L'équipe de Neoma nous aide également avec sa richesse d'expérience sur des projets comme le nôtre pour distiller des enseignements exploitables à partir de ces données. En fin de compte, les données ne sont utiles que si vous les mettez en pratique et agissez en conséquence.
"La plateforme de Neoma nous aide vraiment à examiner toutes nos données d'une manière très digeste et compréhensible et à gagner en efficacité parce qu'elles sont toutes regroupées en un seul endroit au lieu d'avoir à les agréger à partir de sources multiples. C'est un outil incroyablement utile pour nous".
Pour en savoir plus sur les solutions de Neoma en matière d'environnement de travail, contactez notre équipe chargée des relations avec la clientèle.
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