Comment l'optimisation du lieu de travail peut aider les entreprises à réduire leurs coûts et à améliorer l'expérience des employés

Avec l'essor du travail hybride, les bureaux qui optimisent leur utilisation de l'espace pourraient économiser jusqu'à 1 million de dollars américains en frais d'exploitation annuels pour un portefeuille de trois millions de mètres carrés.

Alors que de plus en plus d'employés retournent sur leur lieu de travail à Singapour et à Hong Kong, les entreprises et le personnel effectuant la transition vers le retour au bureau sont confrontés à une série de défis communs. Comment ramener les gens au bureau en toute sécurité ? Comment optimiser les espaces pour améliorer la collaboration et la productivité ? Quel est le pourcentage d'utilisation des bureaux, des salles de conférence et des espaces de réunion ? Quelles sont les possibilités d'amélioration et de réduction des coûts ?

Les entreprises sont confrontées à un dilemme inhabituel : après plus de deux ans de travail à distance, les préférences des employés ont évolué. Dans la région APAC, 82 % des employés souhaitent une certaine flexibilité en matière de lieu et d'horaires, lorsque cela est possible dans le cadre de leurs fonctions.

Le changement de comportement des employés a un impact immédiat sur le lieu de travail et l'utilisation des bureaux. Nous ne pouvons pas prendre les processus existants de gestion de l'espace de bureau et les appliquer à l'hybride et nous attendre à ce qu'ils fonctionnent. Il est peut-être temps de repenser radicalement l'utilisation de l'espace sur site.

Les employeurs d'Asie-Pacifique préparent les espaces de travail du futur

• - 82 % des salariés souhaitent une flexibilité là où et quand cela est possible dans le cadre de leurs fonctions.

• - 84 % des entreprises de la région ont l'intention d'apporter des changements modérés ou importants au travail hybride et reconnaissent qu'elles encouragent activement le travail hybride pour attirer et retenir les talents.

• - Près de 72 % des employeurs ont mis en place ou prévoient de mettre en place des options de semaine de travail condensée.

• - Les employeurs améliorent la technologie (76 %), modifient les horaires de travail (61 %) et utilisent des outils d'analyse pour mesurer la productivité à distance (52 %).

• - Les employeurs prévoient d'investir dans des outils et des technologies pour passer à de nouvelles méthodes de travail, tant au bureau que dans des environnements virtuels. 75 % prévoient d'investir dans une meilleure technologie au bureau.

Les lieux de travail hybrides : Ce que les salariés veulent que les entreprises dépensent

À quoi ressemble le travail hybride en Asie-Pacifique ?

Contrairement à d'autres régions, où le travail flexible a fait son chemin, le travail hybride sur les marchés asiatiques s'accompagne d'un ensemble de défis nuancés. Le travail à domicile peut être source de distraction lorsque les employés doivent partager un petit espace avec des membres de leur famille (comme à Hong Kong ou à Singapour), ou faire face à des technologies ou à des infrastructures inadéquates, comme dans certaines parties de l'Asie du Sud-Est.

En matière d'aménagement des lieux de travail, les entreprises d'Asie-Pacifique ne peuvent pas imiter leurs homologues des États-Unis ou d'Europe. Nous devons concevoir des lieux de travail qui répondent aux défis uniques des employés en Asie-Pacifique et pour y parvenir, nous avons besoin de données sur l'utilisation des espaces de bureaux, et non pas d'une intuition ou d'une information anecdotique.

Ce visuel issu d'un tableau de bord de Gaia Office à Hong Kong montre quels espaces ont été les plus utilisés un jour donné - en répartissant les clients et les employés entre les espaces de bureau, les bureaux et les salles de réunion. Mais ces mesures ne sont qu'une première étape. Comme pour tout exercice d'optimisation des espaces, le retour d'information des employés et les données qualitatives font partie intégrante de l'exercice. En étudiant les données d'utilisation pour identifier les espaces utilisés et en les associant aux commentaires des utilisateurs sur le terrain, on crée à la fois un contexte et des preuves pour mesurer et améliorer la performance des espaces de travail sur une base continue - afin d'atteindre les objectifs commerciaux et de coûts.

Gaia Office : L'association de données et de commentaires d'utilisateurs permet de créer un contexte et des preuves pour améliorer les performances de l'espace de travail.

Les données peuvent confirmer les commentaires des employés et révéler le type d'espace dont ils ont réellement besoin

De l'optimisation de l'espace à la rationalisation des coûts immobiliers, en passant par la traçabilité COVID, la technologie de l'espace de travail peut nous aider à prendre des décisions plus intelligentes qui profitent aux entreprises et aux employés. La technologie apporte également des réponses aux questions les plus courantes auxquelles sont confrontés les responsables de l'expérience sur le lieu de travail, les responsables immobiliers et les gestionnaires de zones.

• - Concevoir des lieux de travail pour la sécurité et le bien-être : Comment ramener les gens au bureau en toute sécurité ? Comment s'assurer que le bâtiment ne dépasse pas la nouvelle capacité maximale ? Quel est le pourcentage d'utilisation des espaces de travail alloués (bureaux, salles de conférence, espaces de réunion) ? Quel devrait être le calendrier de nettoyage en fonction de l'utilisation des bureaux ?

• - Aménager les lieux de travail pour favoriser la collaboration et la productivité : Comment réorganiser l'espace pour favoriser la collaboration ? Quelles équipes doivent être assises à proximité les unes des autres ? Comment minimiser les distractions pour un travail concentré ?

• - Concevoir des lieux de travail pour optimiser les coûts et l'énergie : Les gens utilisent-ils les espaces de bureau comme prévu ? Quel est le taux d'occupation moyen depuis la réouverture des bureaux ? Quelle est la proportion d'espaces inutilisés ou vacants ? Comment minimiser la consommation d'énergie ? Où pouvons-nous rationaliser les coûts ?

Qu'en est-il de la protection de la vie privée des employés et des clients ?

Il est possible d'atteindre les objectifs d'optimisation de l'espace de travail en déployant une technologie conçue pour préserver l'anonymat. Par exemple, Gaia Office utilise des cartes à longue portée et des capteurs qui garantissent la confidentialité des clients, du personnel et des clients. Pour obtenir des informations, nous avons la possibilité d'étiqueter les cartes par service - et ces données anonymes peuvent aider à prendre des décisions en matière de sièges et d'agencement basées sur l'activité et les besoins réels des occupants, sans compromettre la vie privée.

Une fois installées, les capteurs situées aux entrées, aux sorties et aux principaux points de passage permettent de comptabiliser les employés et les clients. Les badges et les cordons Gaia enregistrent l'heure à laquelle les employés entrent dans une zone, le temps de séjour et les interactions avec d'autres services. Les capteurs de siège Gaia enregistrent les heures d'utilisation de manière anonyme. Conformément aux normes RGPD, il est possible de recevoir des informations sur le lieu de travail sans collecter d'informations personnelles identifiables (PII). Cela permet aux entreprises et aux gestionnaires de l'expérience des employés de bénéficier d'analyses et d'applications très précises, tout en préservant la vie privée des employés.

Utiliser des données - et non des suppositions - pour optimiser les espaces et les coûts

Nous passons près d'un tiers de notre vie au bureau et, pour recruter et conserver les meilleurs talents, il est essentiel que les bureaux créent un environnement qui responsabilise les personnes grâce à des espaces équilibrés qui leur permettent de travailler, de penser et de collaborer sans effort.

Les experts recommandent que l'optimisation du portefeuille soit un processus continu. Avec Gaia Office, il est possible de prendre des décisions plus rapides et plus sûres concernant l'utilisation des espaces de travail, afin de concevoir un portefeuille immobilier qui soutienne les objectifs de l'entreprise au coût le plus bas possible.

L'évaluation des performances du lieu de travail révèle les types d'espaces nécessaires et la manière dont ces espaces sont utilisés. En répondant aux habitudes des clients sur le terrain et en prêtant attention aux souhaits des employés, les responsables peuvent créer une expérience de bureau qui valorise les employés, les engage et les encourage à donner le meilleur d'eux-mêmes - à l'intérieur et à l'extérieur des murs du bureau.

RGPD: Il est possible de générer des informations sur le lieu de travail sans collecter d'informations personnelles identifiables

Si le #hybridwork et l'optimisation de l'espace créent des opportunités intéressantes et des avantages en termes de coûts, leur mise en œuvre peut également s'avérer délicate. Souhaitez-vous explorer une technologie d'optimisation du lieu de travail pour votre organisation ? Contactez notre équipe pour commencer