Travailler, ne pas travailler : 3 façons dont la technologie façonne le co-travail du futur

Le monde remet en question les insights reçues sur le rôle du lieu de travail. Alors que la pandémie abolit les frontières entre présence physique et numérique, et que les entreprises se serrent la ceinture, des organisations de toutes tailles évaluent les avantages d'héberger des équipes individuelles dans des espaces de co-working séparés afin de minimiser les frais généraux et d'atténuer les risques.

Partout dans le monde, les experts estiment que le COVID-19 a rendu les espaces de co-working plus importants que jamais - non seulement pour les travailleurs à distance, mais aussi pour les grandes entreprises qui cherchent à se dédensifier, pour les petites entreprises, les entrepreneurs et les indépendants qui cherchent à minimiser les coûts, et pour ceux qui recherchent une communauté et des réseaux pour rebondir après la crise.

Dans un monde post-COVID-19, les bureaux traditionnels, avec leurs baux de 5 à 10 ans, représentent un engagement considérable. Le loyer, les coûts d'investissement, l'exploitation, la maintenance et la gestion des zones - l'immobilier représente souvent 10 à 20% des dépenses totales liées aux employés. Le co-working offre un certain niveau de flexibilité avec des baux plus courts, ainsi que la possibilité d'augmenter ou de réduire les effectifs en fonction de l'évolution des équipes et des priorités.

Dans cet environnement changeant, les espaces de travail collaboratif ont un rôle à jouer : celui d'incubateurs pour les lieux de travail du futur. Ils offrent la possibilité de tester et d'itérer des insights dont la mise en œuvre peut s'avérer difficile dans les grands espaces de bureaux. Nous examinons trois façons dont la technologie peut favoriser l'engagement et la connectivité, en préparant les espaces de travail à la productivité, au bien-être et à la croissance.

1. Comment soutenir la collaboration ?

Les collisions fortuites et les interactions entre travailleurs améliorent les performances. Mais à mesure que la connectivité numérique augmente, nous devenons de plus en plus isolés les uns des autres. Pour les espaces de travail collaboratif, rassembler les gens dans l'ère numérique post-COVID sera essentiel pour créer une culture de travail dynamique et sociale.

L'IA prédictive et le pouvoir des collisions fortuites

Aujourd'hui, les espaces de co-working dépensent déjà une fortune pour une décoration intérieure qui facilite la collaboration, et la technologie aidera les espaces de co-working à renforcer ce sens de la communauté, en augmentant la probabilité de collisions occasionnelles grâce à des applications centrées sur l'utilisateur, et des écrans numériques interactifs. Lorsque les utilisateurs pénètrent dans un espace, ils sont informés des événements sectoriels pertinents en fonction de leurs centres d'intérêt. En passant devant des miroirs interactifs, les clients seront accueillis par leur nom, recevront des recommandations sur les endroits où déjeuner ou des indications pour se rendre à un événement social. Dans ce scénario, les espaces et la technologie interagissent avec les gens pour catalyser les conversations.

Le principal moteur du co-working est le potentiel d'une communauté authentique et d'une connexion humaine, et la technologie aidera les propriétés à soutenir ces interactions par le biais d'environnements qui s'engagent de manière fluide dans les espaces physiques et virtuels.

2. Comment promouvoir le bien-être ?

Les espaces de co-working du futur se différencieront par leur service. Les meilleurs connaîtront leurs utilisateurs et sauront exactement ce dont ils ont besoin, comme le font aujourd'hui les hôtels et les compagnies aériennes. Ils sauront quand les utilisateurs sont dans l'espace, quand ils n'y sont pas, quel type de siège ils préfèrent. En fonction de la taille de l'espace, cela signifie des services de restauration, des événements, du bien-être et de la vente au détail personnalisés, tous conçus en fonction des besoins des membres.

Ils permettront également aux travailleurs d'accéder rapidement à des informations vitales concernant leur santé, qu'il s'agisse de la qualité de l'air ou de la densité de population, ce qui contribuera à instaurer la confiance dans les espaces publics partagés.

Optimiser l'utilisation de l'espace et l'empreinte des bureaux

Chez Neoma, nous sommes au cœur d'un projet de suivi de l'utilisation des chaises dans un espace de co-working, afin de contrôler l'utilisation des sièges et d'optimiser l'utilisation de l'espace. Très souvent, dans un bureau de 100 places, les responsables ne savent pas vraiment comment les gens utilisent l'espace, ils ne peuvent pas cartographier le trafic dans le garde-manger, ou évaluer si les tables de travail sont réellement populaires.

La technologie peut contribuer à combler ces lacunes. Avec une image précise du trafic et de l'utilisation grâce à des capteurs anonymes, les gestionnaires d'immeubles sont maintenant en mesure de créer des empreintes de bureaux basées sur des preuves et conçues en fonction de leurs équipes, en établissant des ratios de partage des sièges et en informant des aménagements qui favorisent la distanciation sociale. Pour les espaces de travail collaboratif, cela signifie atteindre l'équilibre parfait entre la sécurité et l'engagement - tout en favorisant le bien-être de chaque utilisateur final.

3. Comment renforcer la personnalisation ?

L'avantage le plus évident des espaces de travail collaboratif par rapport aux autres espaces partagés est peut-être la possibilité d'identifier et de recueillir des données utiles sur les utilisateurs tout en respectant la vie privée. Il y a plusieurs dizaines d'années, les immeubles de bureaux ont adopté les cartes d'identité avec photo pour permettre aux employés et aux travailleurs d'entrer dans les locaux.

Avec l'aimable autorisation de WeWork. Tableau de bord de WeWork présentant les données relatives à l'occupation et à l'environnement collectées par les capteurs IoT dans son étage bêta.

Les utilisateurs d'espaces de co-working sont aujourd'hui à l'aise pour entrer sur leur lieu de travail avec une technologie de reconnaissance faciale - sans clé, sans carte, sans contact - ces systèmes répondent aux besoins des utilisateurs du millénaire et de la Génération Z en matière de flexibilité, de sécurité et de facilité d'utilisation. Dans la plupart des espaces de travail collaboratif, les technologies d'entrée numérique se traduisent déjà par 100 % de téléchargements d'applications. Cela signifie que les espaces de travail collaboratif disposent d'une plateforme facilement disponible qui n'attend qu'à être exploitée. Une application d'espace de travail bien conçue permet aux espaces de travail de disposer d'une plateforme disponible qui ne demande qu'à être exploitée. Une application d'espace de travail bien conçue donne aux espaces de travail une capacité inégalée à créer une expérience de travail personnalisée et véritablement fluide pour chaque utilisateur.

L'internet des objets (IoT) et le potentiel de personnalisation

L'optimisation de l'espace et la gestion de la qualité de l'air ne sont que quelques-uns des moyens par lesquels les environnements connectés peuvent contribuer à améliorer et à personnaliser les résultats sur le lieu de travail. Nous aurons plus de 31 milliards d'appareils connectés d'ici 2025, et les espaces de travail ne feront que s'améliorer pour activer cette mine de données. Il est d'ores et déjà possible de créer des espaces de travail partagés et planifiés grâce à des tableaux de bord basés sur des données. Le système prédit quand la maintenance est nécessaire, contrôle les entrées, encourage les économies d'énergie, suit les stocks et veille à ce que les garde-manger, les toilettes et les salles de réunion soient toujours propres et bien approvisionnés.

Reconnaissance immédiate et curation de contenu personnalisé exactement pour les utilisateurs finaux : tels sont les avantages d'une plateforme IoT bien conçue. Celle-ci peut également s'étendre au-delà de l'espace de travail proprement dit, en recueillant des informations provenant de sources externes, de sorte que les utilisateurs puissent connaître les meilleurs itinéraires pour se rendre au travail, surveiller le trafic et la météo. Les travailleurs ont désormais une idée précise de la journée qui les attend et peuvent planifier leur agenda pour une productivité maximale.

Une valeur importante est en jeu

Dans un monde post-COVID-19, les espaces de travail collaboratif sont une occasion unique de rompre avec l'inertie du passé, de créer de meilleures expériences de travail tout en réduisant les coûts immobiliers et environnementaux. Il s'agit d'un changement radical dans la façon dont les entreprises conçoivent les espaces.

Les lieux de travail bien conçus... sont plus heureux, plus innovants, plus empathiques

Comme dans tout espace moderne, la technologie aura un rôle déterminant à jouer. Elle incarne la manière dont nous interagissons avec nos environnements, dont nous nous engageons, dont nous partageons des contenus entre appareils et écrans et entre nous. Pour réussir, les espaces de travail collaboratif devront faire tout ce que font actuellement les espaces de bureau, mais en mieux. Ils créeront des communautés et des liens. Ils offriront personnalisation et expérimentation. Ils offriront aux travailleurs flexibles et à temps plein l'espace et les ressources dont ils ont besoin pour faire ce qu'ils font le mieux. Si nous mettons délibérément en œuvre la technologie, nous avons la possibilité de créer des environnements sûrs où tous ceux qui franchissent les portes - physiques et virtuelles - se sentent les bienvenus, soutenus et habilités à faire le meilleur travail de leur vie. C'est tout à fait possible.